Cara Mengatur Sistem Pre Order (PO) untuk UMKM Skala Rumah Tangga agar Tidak Kewalahan

[Pendahuluan]

Bagi pelaku UMKM skala rumah tangga, sistem pre order (PO) adalah strategi cerdas untuk menekan risiko kerugian, mengatur stok, dan menyesuaikan kapasitas produksi. Namun tanpa pengelolaan yang baik, PO justru bisa membuat kewalahan dan mengecewakan pelanggan. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara praktis bagaimana sistem PO dapat diatur dengan efektif, bahkan meski Anda bekerja sendiri dari rumah.

[Daftar Isi]

Apa Itu Sistem Pre Order dalam UMKM?
Keuntungan PO untuk UMKM Skala Rumah Tangga
Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan Sistem PO?
Tahapan Membuat Sistem PO yang Terstruktur
Tips Menentukan Kapasitas Produksi Harian
Strategi Mengelola Waktu dan Deadline PO
Contoh Template Jadwal PO Sederhana
Tips Menghindari Kewalahan saat Order Membludak
Komunikasi Efektif dengan Pelanggan saat PO
Studi Kasus UMKM Rumah Tangga Sukses Berbasis PO
Penutup dan Langkah Praktis Selanjutnya

1. Apa Itu Sistem Pre Order dalam UMKM?

Pre order adalah sistem pemesanan di mana pelanggan memesan dan membayar di muka sebelum produk diproduksi atau dikirim. Produk baru diproses setelah kuota minimal tercapai atau dalam periode tertentu. Cocok untuk pelaku UMKM yang:

Produknya membutuhkan waktu pembuatan (makanan, kerajinan)
Produksi harian terbatas
Ingin menghindari overstock

2. Keuntungan PO untuk UMKM Skala Rumah Tangga

✅ Modal produksi lebih terjamin
✅ Risiko produk tidak laku minim
✅ Produksi bisa dijadwalkan lebih tertata
✅ Menghindari pemborosan bahan
✅ Memberi kesan eksklusif atau terbatas

Sistem ini sangat cocok untuk pelaku usaha dengan modal kecil dan kapasitas produksi terbatas.

3. Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan Sistem PO?

Beberapa waktu ideal:

Saat launching produk baru
Momen hari besar (Ramadhan, Lebaran, Natal, dll.)
Saat bahan baku naik harga
Ketika permintaan tinggi tapi kapasitas belum siap

4. Tahapan Membuat Sistem PO yang Terstruktur

Langkah-langkahnya:

Buat pengumuman pembukaan PO (poster/flyer)
Tentukan periode PO (misal: 1–5 Juni, pengiriman 8 Juni)
Tentukan batas maksimal order
Siapkan form pemesanan (pakai Google Form atau WhatsApp)
Konfirmasi pemesanan + pembayaran
Produksi sesuai jadwal dan kirim tepat waktu

5. Tips Menentukan Kapasitas Produksi Harian

Gunakan rumus sederhana:

Kapasitas Produksi Harian = (Total jam kerja x tenaga kerja) ÷ waktu pembuatan per produk

Contoh: Anda bisa membuat 10 kue dalam 2 jam. Dalam sehari punya 6 jam = 30 kue/hari maksimal.

Ini membantu agar tidak overpromise ke pelanggan.

6. Strategi Mengelola Waktu dan Deadline PO

⏱ Buat jadwal kerja harian berdasarkan jumlah pesanan
📋 Gunakan to-do list atau aplikasi gratis seperti Trello
🔁 Siapkan bahan baku secara bertahap
📦 Atur pengemasan sehari sebelum kirim
📬 Tentukan jam pengiriman/take away yang pasti

7. Contoh Template Jadwal PO Sederhana

📄 Template Jadwal Pre Order (PO) UMKM

No	Tanggal Order	Nama Pelanggan	Produk Dipesan	Jumlah	Total Harga	Tanggal Kirim	Status Bayar	Status Kirim
1	5 Juni 2025	Ibu Ani	Kue Nastar	3 Box	Rp75.000	8 Juni 2025	Lunas	Belum Dikirim
2	5 Juni 2025	Bapak Budi	Brownies Kukus	2 Loyang	Rp50.000	8 Juni 2025	Belum Bayar	Belum Dikirim
3	6 Juni 2025	Mbak Sinta	Kue Lapis	1 Loyang	Rp25.000	9 Juni 2025	Lunas	Sudah Dikirim

✅ Cara Menggunakannya:

Kolom bisa ditambahkan sesuai kebutuhan, seperti nomor WhatsApp pelanggan, alamat kirim, atau metode pembayaran.
Gunakan filter/sort di Excel/Sheets agar mudah melihat pesanan hari tertentu atau status bayar/kirim.
Bisa disimpan dalam satu file bulanan: Misal “PO_Juni_2025.xlsx”.

8. Tips Menghindari Kewalahan saat Order Membludak

🚫 Batasi jumlah PO harian
📌 Terapkan sistem slot/paket terbatas
👨‍👩‍👧‍👦 Libatkan keluarga/pekerja paruh waktu
🗓 Prioritaskan pesanan sesuai urutan masuk
📲 Sediakan opsi reschedule atau refund bila perlu

Lebih baik menolak pesanan daripada mengecewakan semua pelanggan.

9. Komunikasi Efektif dengan Pelanggan saat PO

Gunakan template WA untuk konfirmasi
Informasikan estimasi kirim saat order diterima
Kirim update jika ada keterlambatan
Tampilkan testimoni dan progress produksi di Instagram Story

Ini membangun kepercayaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

10. Studi Kasus: PO Usaha Camilan “Dapur Tika”

Awalnya semua pesanan dicatat di kertas. Setelah menerapkan sistem PO:

Produksi lebih terkontrol
Tidak ada sisa bahan baku
Keuntungan bersih naik 30% karena efisiensi

“Dulu sering rugi karena stok tidak habis. Sekarang semua by order, jadi pasti laku.” – Tika

11. Penutup dan Langkah Praktis Selanjutnya

Sistem PO sangat cocok untuk UMKM rumahan yang ingin tetap profesional meskipun dikelola sendiri. Dengan manajemen waktu yang tepat, komunikasi yang jelas, dan template yang rapi, usaha Anda akan lebih siap menerima lonjakan order.

Langkah selanjutnya? Pastikan Anda juga memahami strategi promosi PO agar cepat laku—akan dibahas di artikel berikutnya!

Kulionline

Cara Mengatur Sistem Pre Order (PO) untuk UMKM Skala Rumah Tangga agar Tidak Kewalahan